ワークフローと管理システム:顧客管理&案件管理

ワークフロー豆知識

ワークフロー

flowchart

ワークフローとは、英語の「workflow」を元にした、ビジネス業界で使われるひとつの用語である。
「work=作業」の、「flow=流れ」であり、ビジネス業界では、或る作業を行う場合にそれに必要な「作業の流れ」のことをこのように呼ぶのである。

ワークフローが行われる目的としては、確かな利益に繋げたいビジネスの作業を、確実に行うためというものが挙げられる。
作業の前に、あらかじめその全体の流れを把握しておくことにより、作業全体が円滑に進むことを期待しているのである。ワークフローは情報としてまとめられ、その作業の行程に参加するすべての部署に渡される。
あらゆる部署が、全体の進捗を見ながら、ひとつの作業に向かうことが出来るようになるのである。

フローチャート

ワークフローは、「フローチャート」と呼ばれる物で表現される。「flowchart」であり、翻訳すると「流れの図」ということになる。
作業に必要な流れが把握されるために作成される「情報」は、チャート(図)の形をとるのである。

或る作業が結果を出すまでの行程が、図によって描かれる。そして、その節目ごとに行われるべき事柄と、そこで働く役職や部署などが記される。
その節目節目に至るまでに、必要な手続きなども書きこまれる。このように、フローチャートは形づくられている。この「流れの図」が存在することで、本来は不可視のものである「作業」というものを可視化することが可能になる。
その進捗の段階を、図示することで即座に把握することが出来、問題点を見出すことも可能になるのである。

管理

workflow

フローチャートで図示されるワークフローは、管理システムを用いて管理されている。
このシステムは、或る作業を効率よく、全体の進捗を見渡しながら行うというワークフローの概念に沿って組まれている。全体の流れはもちろんのこと、顧客管理案件管理といった、管理が必要な諸業務に対するシステムを備えて運用される。

顧客管理案件管理、また製造業であれば品質管理や在庫管理など、必要な部分ごとにそのシステムは組まれている。そして、それぞれのシステムを連携させることによって、より効率の良い仕事が可能になるのである。
その他、作業そのものだけでなく、業務の周辺にある各種手続きやクレーム処理など外部に向かった物も、ここで一元的に管理されることになる。


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